ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

ACARA

10 – 11 November 2019 | Rp 4.500.000,- di Hotel Fave Melawai, Jakarta
13 – 14 Desember 2019 | Rp 4.500.000,- di Hotel Fave Melawai, Jakarta

ELECTRONIC FILING TRAINING BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.


ELECTRONIC FILING TRAINING OBJECTIVES                 

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
4. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
5.  Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
6. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
7. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
8. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

ELECTRONIC FILING TRAINING OUTLINE

1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen Perusahaan.
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing.
7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
11. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
12. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
13. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
14. Memahami implementasi dari document controlbased onISO9001.
15. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
16. Aplikasi untuk RecordsManagement System dalam EFIDMSsoftware.
17. Aplikasi untuk ElectronicDocumentManagement System dalam EFIDMSsoftware.
18. Aplikasi untuk ElectronicImagingSystem dalam EFIDMSsoftware.
19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
24. Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMSsoftware.
26. Cases study/ diskusi/ tanya jawab.

ELECTRONIC FILING TRAINING AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

ELECTRONIC FILING TRAINING INSTRUCTOR

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Senior Praktisi di bidang IT selama 15 tahun

ELECTRONIC FILING TRAINING SCHEDULE

• 10 – 11 November 2019
• 13 – 14 Desember 2019

ELECTRONIC FILING TRAINING INVESTMENT

• Rp. 4.500.000,- / peserta.
• Peserta Non-Residential. Sudah termasuk Meeting Package, Training Kits, Modul Pelatihan dan Sertifikat.

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL  HANDLING

cforms contact form by delicious:days