ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION

ACARA

15 – 17 Januari 2020 | Rp 6.500.000/ peserta di Yogyakarta
19 – 21 Februari 2020 | Rp 6.500.000/ peserta di Yogyakarta
11 – 13 Maret 2020 | Rp 6.500.000/ peserta di Yogyakarta

Jadwal Training 2020 Selanjutnya …

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

TRAINING OBJECTIVE 

1. Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
2. Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
3. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
4. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip padasistem manajemen kearsipan.
5. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
6. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
7. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
8. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
9. Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
10. Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
12. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

MATERI TRAINING ELECETRONIC FILLING IMPLEMENTATION

1. Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
2. Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :

1. • Kearsipan,
   • Arsip dinamis,
   • Arsip aktif,
   • Arsip inaktif,
   • Arsip vital,
   • Arsip statis,
   • Unit pengolah,
   • Unit kearsipan,
   • Jadwal Retensi Arsip,
   • Penyusutan arsip,
   • Pemusnahan arsip
   • Penyerahan arsip statis,
   • Pemeliharaan arsip,
   • Penggunaan arsip,
   • Pemberkasan,
   • Retensi arsip

3. Model siklus hidup pengelolaan arsip padasistem manajemen kearsipan.
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous model  pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Electronic Imaging System.
7. Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
8. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
9. Menambahkan text pada digital document.
10. Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
12. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
13. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
14. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
15. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
16. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
17. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
18. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
19. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
20. Document  Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
21. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

TRAINING METHOD

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

INSTRUCTOR TRAINING

Drs. Apriyanto Giri W.MM. and Team

VENUE TRAINING

Yogyakarta (Ibis Styles Hotel/ Ibis Malioboro Hotel/ Jambuluwuk Hotel/ Cavinton Hotel/ Grand Zuri Hotel, dll)

TRAINING DURATION

3 days

JADWAL TRAINING 2020

1. 15 Jan 2020-17 Jan 2020
2. 19 Feb 2020-21 Feb 2020
3. 11 Mar 2020-13 Mar 2020
4. 13 Apr 2020-15 Apr 2020
5. 13 Mei 2020-15 Mei 2020
6. 17 Jun 2020-19 Jun 2020
7. 13 Jul 2020-15 Jul 2020
8. 19 Agust 2020-21 Agust 2020
9. 14 Sep 2020-16 Sep 2020
10. 21 Okt 2020-23 Okt 2020
11. 18 Nop 2020-20 Nop 2020
12. 14 Des 2020-16 Des 2020

INVESTATION PRICE/PERSON

1. Rp 6.500.000/peserta (bayar penuh)  atau
2. Rp 6.250.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
3. Rp 5.950.000/peserta (grup, untuk 4 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS

1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with Full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak every day of training
10. Qualified Instructor
11. Transportation for participants from hotel of participants to/from hotel of training – VV (if minimal participants is 4 persons from the same company)

Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation

cforms contact form by delicious:days