ELECTRONIC FILING SYSTEM – Confirmed

ACARA

06 – 07 November 2018 | Rp. 3.950.000/person di Jakarta – CONFIRMED
10 – 11 Desember 2018 | Rp. 3.950.000/person di Jakarta

ELECTRONIC FILING SYSTEM IMPLEMENTATION TRAINING BACKGROUND

Arsip atau dokumen merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Ketika pemberkasan dokumen sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen tersebut sudah tidak bisa dikendalikan lagi.

Penataan dokumen pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode filing sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip atau dokumen, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System adalah sistem penataan arsip atau dokumen dalam bentuk kertas yang dilakukan secara manual. Sedangkan Electronic Filing System adalah sistem penataan file atau dokumen secara elektronik, dimana arsip atau dokumen discanning dengan metode OCR (Optical Character Recognition) terlebih dahulu agar dokumen hasil scanning (*.PDF) bisa dibaca dalam format teks sehingga memudahkan pencarian dokumen berdasarkan isi (content) yang terdapat dalam dokumen tersebut.

Kedua (2) metode filing system tersebut sesungguhnya merupakan bentuk implementasi dari Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Training ini akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process dengan cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map, baik untuk document incoming letter ataupun outgoing letter dengan menggunakan aplikasi Excel 2007/2010/2013/2015/2016 agar disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

ELECTRONIC FILING SYSTEM IMPLEMENTATION TRAINING OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
4. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
6. Membuat implementasi Electronic filing system.
7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

ELECTRONIC FILING SYSTEM IMPLEMENTATION TRAINING OUTLINE

1. undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan PeraturanPemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
   • Kearsipan,
   • Arsip dinamis,
   • Arsip aktif,
   • Arsip inaktif,
   • Arsip vital,
   • Arsip statis,
   • Pemberkasan,
   • Unit pengolah,
   • Unit kearsipan,
   • Jadwal Retensi Arsip,
   • Penyusutan arsip,
   • Pemusnahan arsip
2. Model siklus hidup tatakelola arsip.
3. Records management system (RMS)
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
6. Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
7. Electronic filing system (EFS) :
   • Scanning document dengan OCR method.
   • Menambahkan text pada digital document.
   • Memasukan digital assign ke dalam digital document .
   • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
   • Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
8. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2015 / 2016.
   • Membuat setup database master filing
   • Memasukkan data setup database master filing.
   • Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
   • Memasukan data document incoming letter secara otomatis (tidak manual)
   • Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
   • Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
   • Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
   • Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
   • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
   • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

SIAPA SEBAIKNYA MENGIKUTI TRAINING INI:

• Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

METODE TRAINING

• Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

ELECTRONIC FILING SYSTEM IMPLEMENTATION TRAINING INSTRUCTURE

Erawan Supriyatna, S.Kom and Team

TRAINING VENUE

Jakarta (Hotel Dreamtel, Menteng Jakarta Pusat)

TRAINING DURATION

2 Days

TRAINING TIME

1. 06 Nov 2018-07 Nov 2018
2. 10 Dec 2018-11 Dec 2018

INVESTMENT/PERSON :

1. Rp. 3.950.000/peserta (bayar penuh) atau
2. Rp. 3.750.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
3. Rp. 3.500.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
10. Qualified instructor

ELECTRONIC FILING SYSTEM IMPLEMENTATION BASED ON DOCUMENT REGULATION AND RMS – EFS METHOD WITH EXCEL 2007/2010/2013/2015/2016

cforms contact form by delicious:days