SOP: Writing Beyond Procedures

Acara

10 – 11 Agustus 2019 | Rp 5.745.000,- di Amaris Hotel/ Neo Hotel/ Santika Hotel, Jakarta

FOR ADVANCED SOP DEVELOPERS

90% Procedures di tempat kerja hanya berisi panduan kerja yang sudah umum–pada akhirnya tidak digunakan dan menjadi arsip, apabila Procedures mengandung metrics (KPI’s Balanced Scorecard, SLA’s, Risk Management dll) maka ia akan menjadi dokumen yang dinamis karena akan digunakan setiap saat. –Ady Subagya

90% Pengguna Prosedur hanya memerlukan Ketentuan/Pedoman, hanya pemula yang memerlukan Prosedur/ langkah step-by-step—sehingga Pembuat Prosedur harus menguasai pembuatan Ketentuan/Pedoman.—Ady Subagya

Ada setidaknya dua fakta mencengangkan dari sebuah mini-Survey yang diadakan pada tahun 2008-2010 dengan responden peserta pelatihan Pembuatan/ Penulisan Prosedur. Salah satu hasil survey yang mencengangkan tersebut adalah bahwa 90% penulis Prosedur tidak terlatih! Hal inilah yang membuat Prosedur ditempat kerja menjadi counter-productive dan seringkali hanya berfungsi menjadi dokumen arsip.

Hasil survey yang satu lagi adalah bahwa hanya 2 dari 20 orang yang benar-benar belajar dari SOP/ Procedure, yang lainnya mengatakan susah membacanya, lebih enak telepon pembuatnya atau bagian Sisdur atau menanyakan langsung kepada pihak yang lebih paham.

Apabila Prosedur di tempat kerja tidak efektif, ada tetapi tidak digunakan—buat apa membuatnya? Lebih baik menggunakan Flowchart untuk membuat Prosedur yang wajib saja—praktis, pendek dan sederhana, toh tidak digunakan juga.

Hampir semua pengembang dan pembuat Prosedur mempunyai pertanyaan serupa—“Bagaimana membuat Prosedur yang praktis dan mudah dibaca dan dpahami oleh Penggunanya. Sebenarnya jawabannya sederhana, buatlah Prosedur dengan format yang cocok untuk masing-masing Penggunanya, toh tidak ada aturan yang baku bahwa Prosedur harus berformat ini dan itu.

Tetapi, apakah ada jaminan Prosedur yang enak dan mudah dibaca akan digunakan seterusnya?

Jawaban dari pertanyaan terakhir sangat terkait dengan pelatihan Writing Beyond Procedure. Pelatihan ini membekali peserta dengan ketrampilan-ketrampilan:

1. Bagaimana membuat Prosedur berformat Gambar dan Video? Apakah ada ketentuan yang mengesahkan Prosedur berformat Gambar dan Video?;
2. Bagaimana membuat Prosedur berbasis Proses;
3. Mengetahui Proses mana yang unik sehingga memerlukan metode (Prosedur), dan proses mana yang generik sehingga pelatihan-pelatihan dapat menggantikan Prosedur;
4. Bagaimana membuat Ketentuan/ Guideliness yang mengandung Panduan?
5. Bagaiamana membuat Kebiakan/ Policy yang mengandung Panduan?
6. Bagaimana ‘merubah’ Ketentuan dan Kebijakan menjadi Prosedur yang mengikat?

Agenda Training SOP : Writing Beyond Procedures

1. Filosofi dan difinisi proses bisnis, prosedur dan instruksi kerja
   SOP dan hubungannya dengan fundamental business systems ISO 9000Sesi ini membekali peserta dengan persespi umum mengenai SOP mulai dari pemahaman peristilahan (misalnya: manajemen, system, proses, dokumen, record, prosedir, instruksi kerja dll) hingga pendekatan penulisan SOP berdasarkan standar internasional ISO 9000.Fasilitator mengulas persamaan SOP dengan Prosedur, Juklak, Juknis dan Protap, juga menggambarkan secara umum bagaimana SOP selama ini dibuat.
2. SOP Lifecycle Peserta ditunjukkan dengan berbagai SOP yang tidak dinamis, SOP yang dibuat berdasarkan Write what you do! Dan peserta diajak merubah salah satu SOP tersebut menjadi SOP yang dinamis dan mengikuti siklus SOP Lifecycle.
3. Business process mapping (BPM), analisa keefektifan proses bisnisPada sesi ini peserta memahami beragam jenis proses bisnis, mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah, peserta berlatih memetakkan proses bisnis sebuah organisasi kelas menengah dagang mebel dan berlatih membedakan proses utama (core process) dan proses pendukung (support process), latihan selanjutnya adalah menetapkan proses kerja yang memerlukan SOP, KPI, dan SLA. Peserta mempelajari jenis process modelling. Peserta diajak membuat BPM As Is dan Should-Be.
4. Manual, Process map, Guidelines dan ProcedureSetiap oganisasi membutuhkan Manual atau Pedoman yang berisi Kebijakan, Nilai, Peraturan Umum, Ketentuan Umum (Guidelines), Process map yang sangat penting digunakan sebagai acuan membuat Prosedur, bahkan seringkali Ketentuan yang dibuat jelas dapat menggantikan Prosedur.Pada sesi ini peserta berlatih membuat Kebijakan dan ketentuan yang menjadi acuan dalam membuat Prosedur.
5. Format SOP: Simple steps, hierarchy, flowchart, graphical dan videoPada sesi ini peserta mempelajari dan membuat sedikitnya 2 format SOP, simple steps, hierarchical, flow-chart, graphical dan video. Fasilitator memperagakan bagiamana membuat graphical SOP untuk jenis SOP administratif (SOP Penanganan keluhan pelanggan, SOP Pembelian)Pada sesi ini Fasilitator mendemonstrasikan bagaimana membuat SOP Flowchart muti-user dengan berbagai model sesuai process parameters. Beberapa pictorials dan video SOP juga akan ditunjukkan.
6. Manual Pembuatan ProsedurSesi ini adalah sesi dimana peserta menerima contoh Prosedur Pembuatan Prosedur dan berlatih merubahnya supaya sesuai dengan organisasi masing-masing, dan bahkan dapat dirubah menjadi Manual Pembuatan Prosedur.

Persyaratan Training SOP: Writing Beyond Procedures

• Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang sudah terlibat dalam tim penulisan SOP. Pelatihan ini bukan untuk Pemula.

Fasilitas Training SOP: Writing Beyond Procedures

• Peserta mendapat sebuah Workshop kit berisi materi hardcopy, CD berisi kumpulan contoh SOP, jenis SOP, panduan menulis SOP (SOP penulisan SOP)

Leader Training SOP: Writing Beyond Procedures

Ady A Subagya

Fasilitator adalah seorang konsultan dan trainer yang berpengalaman dalam membantu organisasi menulis ulang business process-nya, membuat standard operating procedure, instruksi kerja/metode kerja, menerapkan ISO 9000, 14000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen, ia bekerja pada kelompok Siemens dan Daimler Benz. Perusahaan yang telah didampingi antara lain: Energizer Indonesia, TEAC Indonesia, Berca Hardaya Perkasa, Badan Pemeriksa Keuangan, Bank Artha Graha, Indosat, LAPAN, Yamaha Indonesia, Tobu Indonesia, Kiriu Indonesia, Subur, dan beberapa perusahaan lainnya

Lokasi Training SOP: Writing Beyond Procedures

• Rp. 4.650.000,-  (Registration 3 person/more; payment 1 week before training)
• Rp. 4.900.000,-  (Reg 2 Weeks before; payment 1 week before training)
• Rp. 5.350.000,-  (On The Spot)
• Rp. 5.745.000,-  (Full Fare)

Writing Beyond Procedures

cforms contact form by delicious:days