SOP WRITING & IMPROVEMENT
ACARA
13 – 14 Maret 2018 | Rp 4.000.000,- di Jakarta
Tumpang tindih tugas merupakan hal yang wajar dalam aktifitas menghasilkan output antar bagian, departemen, atau divisi. Diperlukan pengaturan agar tidak terjadi salah komunikasi, konflik antar fungsi (yang kadang berkepanjangan) atau bahkan saling melepaskan tanggung jawab, yang pada akhirnya dapat berakibat pada menurunnya kinerja organisasi itu sendiri. Solusinya adalah dengan menciptakan suatu dokumen yang disebut SOP (Standard Operating Prosedur).
SOP digunakan untuk mengkomunikasikan sekaligus menyamakan persepsi antara berbagai pihak yang terlibat dalam rangkaian proses bisnis. SOP juga digunakan sebagai media pengendalian & pemantauan kualitas kinerja pada suatu fungsi/departemen tertentu. Proses penulisan & pengembangan SOP karenanya harus dipahami oleh setiap fungsi dalam organisasi. Pengetahuan & ketrampilan dalam menyusun & menuliskan SOP menjadi suatu keharusan yang wajib sifatnya. Bagaimanapun, diperlukan pengetahuan mendalam mengenai validasi proses bisnis perusahaan, identifikasi proses bernilai tambah vs pemborosan (waste), & bagaimana otak manusia memproses informasi agar penulisan SOP menjadi lebih optimal.
Langkah selanjutnya adalah mengembangkan SLA (Service Level Agreement atau kontrak antara department / bagian untuk menghasilkan kualitas yang di harapkan selaku process owner), bahkan SLG (Service Level Guarantee atau kontrak antar department / bagian untuk menjamin kualitas critical process dengan segala konsekuensinya). Diluar itu, juga diperlukan pemahaman atas mekanisme sosialisasi & pelembagaan SOP (Change Management Initiatives).
Pelatihan tingkat lanjut ini bertujuan agar penerimaan & penggunaan SOP meningkat, serta peserta memahami tehnik pengembangannya kedepan. Seperti tertulis pada session detail, training ini lebih berbasis workshop, memandu peserta meningkatkan SOP yang sangat penting (critical) menjadi SLA & SLG. Beragam konsep terbaru & bersifat tingkat lanjut diperkenalkan & dilatih melalui mekanisme workshop, karenanya sangat diharapkan mereka yang mengikuti adalah PIC utama yang ditunjuk perusahaan.
Target peserta
Staff Proffesional perusahaan yang ingin memahami lebih jauh Standard Operating Procedure.
SESI DETAIL PELATIHAN SOP WRITING & IMPROVEMENT
PERAN SOP DALAM PERBAIKAN PROSES BISNIS, STANDARISASI AKTIVITAS KERJA & KESUKSESAN INISIATIF STRATEGIS ORGANISASI
- Beragam inisiatif perbaikan proses bisnis (six sigma, kaizen, business process engineering, & toyota way) & implikasinya bagi SOP developer. Kegunaan standarisasi aktivitas kerja, & mengapa seringkali gagal (memahami penyebab kegagalan standarisasi kerja dilapangan & antisipasinya). Implikasi berakhirnya inisiatif perusahaan (fase control) & bagaimana pelembagaannya dalam bentuk SOP, sehingga SOP developer paham & tahu dalam melakukan analisa kondisi external sebagai dasar menyesuaikan kemampuan proses internal.
PEMETAAN PROSES BISNIS & LATIHAN PEMBUATAN RENCANA KERJA
- Uraian tahapan kerja penerapan SOP & bagaimana membuat rencana kerja. Dimulai dengan memahami beragam jenis proses bisnis, mulai dari high level hingga turunannya, guna membedakan proses utama (core process) & proses pendukung (support process), selanjutnya mengidentifikasi critical business process, sebagai dasar pembuatan KPI, SLA & SLG, serta monitoring toolsnya (menggunakan control chart & monitoring model ala GE). Selanjutnya dibicarakan tehnik change management guna mendapat dukungan seluruh tim, didasarkan pada studi kasus penerapan six sigma yang dialami facilitator ketika bekerja di Ge
TEHNIK MEMVALIDASI PROSES BISNIS UTAMA PERUSAHAAN MENGGUNAKAN MC KINSEY BUSINESS SYSTEM & CAPABILITIES ASSESSMENT MODEL
- Pemahaman mengenai tehnik Mc Kinsey Business System & Capabilities Assessment Model. Latihan menganalisa & memahami konteks bisnis perusahaan, menggunakan tehnik affinity diagram, Sesi ini diakhiri dengan group presentation/discussion
LATIHAN & STUDY KASUS (MENGGUNAKAN 4 LEVEL PROSES & ANALISA NILAI TAMBAH)
- Lanjutan dari sesi 3, berupa pendetilan detail process map didasari pada 4 versi proses (suspect, actual, should be, could be) guna penguasaan lebih mendalam atas tehnik mengidentifikasi critical business process & improving value stream (dengan menekankan pada analisa nilai tambah).
TEHNIK PENULISAN SOP BERBASIS NLP & BERAGAM METODE PENGEMBANGAN & VALIDASI SOP
- Panduan menulis SOP yang optimal didasari pemahaman NLP (neuro linguistic programming). Tehnik pengembangan SOP kedepan, didasari pada konsep could be, dengan memahami arah perkembangan bisnis perusahaan (menggunakan tools ansoff matrix & BCG diagram). Tehnik validasi SOP dengan menggunakan beragam metode, seperti user acceptance test (UAT), pemajangan, team briefing & incident analysis
LATIHAN & CONTOH KASUS DALAM PENGEMBANGAN & PEMBUATAN SOP (SOP OPERASIONAL & TEHNIKAL, IT, CUSTOMER SERVICE, SALES, HR, FINANCE & LAINNYA)
- Beragam studi kasus penerapan SOP di beragam industri, & pembahasan dengan mereview contoh yang diberikan. Pembelajaran di lakukan dengan diskusi kelas & presentasi kelompok
MENGEMBANGKAN & MEMPERTAHANKAN SERVICE LEVEL AGREEMENT & GUARANTEE (SLA & SLG)
- Pemahaman mengenai SLA & SLG. Kapan sebaiknya perusahaan menetapkan SLA, kapan menggunakan SLG. Tehnik menurunkan SLA dari KPI, dengan mengidentifikasi process owner area. Tehnik menentukan SLG dari critical business process dengan menggunakan metode VOC (voice of customer) dari GE dalam menentukan Critical to Quality area. Selanjutnya, dibahas metode memonitor & mempertahankan SLA & SLG yang telah dibuat
KIAT MEMPERCEPAT IMPLEMENTASI SOP BARU: MEKANISME SOSIALISASI PEMBUDAYAAN PENGUKURAN & MANAJEMEN VISUAL
- Sesi ini menekankan metode change management yang umum digunakan, serta beragam studi kasus dalam implementasinya, meliputi mekanisme sosialisasi, pembudayaan pengukuran ala siklus PDCA, & beragam contoh manajemen visual serta video yang relevan. Berdasarkan hasil sesi ini, diharapkan peserta memahami cara-cara yang lebih efektif agar penerapan SOP diperusahaan lebih maksimal
DEVELOPING SLA & SLG – ADVANCE SOP WRITING & IMPROVEMENT
Teknik Lanjutan Mengembangkan SOP Anda Hingga Tahap Sercive Level Agreement & Service Level Guarantee