TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT & INVENTARIS PERUSAHAAN

23 Mar, 2016 Sekretaris, Admin dan Perkantoran, Yogyakarta 0

ACARA

23 – 25 Maret 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
04 – 06 April 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
13 – 15 April 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
18 – 20 April 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta

Jadwal Training 2016 Selanjutnya …

DESKRIPSI TATA KELOLA KANTOR

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan tata kelola kantor ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

MATERI TRAINING TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT & INVENTARIS PERUSAHAAN

Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
Sistem indeks dan abjad dalam filing.

Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
Peringkat kinerja dan service level.
Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

pembuatan tim,
Rencana gemba Kaizen
Rencana Implementasi
Rencana pembudayaan.

Keterangan: 5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau Bahasa Indonesia

5R = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

DELIVERY TYPE

Lecturing, workshop, interactive consultation, case study, and presentation

INSTRUCTOR

Dra. MC Maryati,MM

WAKTU TRAINING

23 – 25 Maret 2016
4 – 6 April 2016
13 – 15 April 2016
18 – 20 April 2016
27 – 29 April 2016
11 – 13 Mei 2016
16 – 18 Mei 2016
25 – 27 Mei 2016
6 – 8 Juni 2016
15 – 17 Juni 2016
20 – 22 Juni 2016
11 – 13 Juli 2016
20 – 22 Juli 2016
25 – 27 Juli 2016
3 – 5 Agustus 2016
8 – 10 Agustus 2016
24 – 26 Agustus 2016
29 – 31 Agustus 2016
7 – 9 September 2016
12 – 14 September 2016
21 – 23September 2016
26 – 28 September 2016
12 – 14 Oktober 2016
17 – 19 Oktober 2016
26 – 28 Oktober 2016
7 – 9 November 2016
16 – 18 November 2016
21 – 23 November 2016
6 – 7 Desember 2016
14 – 16 Desember 2016
21 – 23 Desember 2016
26 – 28 Desember 2016

Hotel Covington | Yogyakarta

TRAINING FEE

IDR 6.000.000 per participant (Non-Residential)
Minimal participants : 2 persons (Yogyakarta)

FACILITIES

Training module (hard & softcopy)
Training kit (bag or backpack)
2x coffee break, 1x lunch
Souvenir
Sertifikat Training Tata Kelola Kantor
Training Photo
Picking-up service from Airport/Railway station to hotel (for at least 2 participants from the same company)